Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 5 (V)

Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 5 (V)

Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor

Pendahuluan 

Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Dimulai tahun 1964, ketima IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic tape / Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Definisi Office Automation (OA)

Office Automation / Otomatisasi kantor adalah :

Penggunaaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang orang didalam dan luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Tujuan OA :

1. Pengabungan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktivitsa dan efektifitas pekerjaan.

Pengguna OA

OA Digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor, namun ada empat ketegori yang pengguna OA yaitu :

1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administrasi

Kombinasi OA bagi seorang manajer sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

1. Jenis Organisasi
2. Pilihan Pribadi manajer
3. Sumber daya OA yang tersedia

Aplikasi OA

1. Pengolah kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (E-mail)
3. Pesan Suara (Voice Mail)
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendering)
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
6. Konferensi Video (Video Conferencing)
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
8. Transmisi Faximili / FAX (Facsimile Transmision)
9. Videotext
10. Pencitraan (Image storage and retrieval)
11. Desktop Publishing

Kantor Virtual

Definisi

Kantor Virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui jenis komunikasi elektronik.

Keuntungan dari Kantor Virtual

1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Kerugian dari kantor Virtual :

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga

Strategi yang disarankan :

1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

Baca Juga :Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 1 (I)
Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 2 (II)
Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 3 (III)
Modul Sistem Informasi Manajemen Bab 4 (IV)